القواعد المهنية للبريد الإلكتروني: أساسيات تنسيق البريد الإلكتروني

ابق التنسيق بسيطاً. لا تستخدم الكثير من الصور أو الألوان أو أنواع الخطوط.

1-إذا كنت تستخدم اللغة الإنجليزية لا تكتب كل الحروف كبيرة أو صغيرة عليك باستخدام القواعد اللغوية فتكتب الحروف الأولى من الجمل أو الأسماء (العلم) بالحروف الكبيرة. واستخدام الحروف الكبيرة فى كل الكلمات يوحى بأنك تصرخ فى المرسل إليه.

2- التركيز عند اخيتار البنط الأسود "Bold" للجمل فعليك معرفة أنك استخدام البنط الأسود يوحى بأهمية هذه الجمل فعليك اختيار الجمل المهمة فقط و ليس كل الرسالة حتى لاتفقد معناها.

3- لا تستخدم صور أو نقوشات لخفية الرسالة فهي تجعل قرأتها صعبة.

4- ابتعد عن انواع الخطوط الجديدة والغريبة ايتخدم فقط الخطوط المعرفة على جميع الاجهزة مثل "Arial" - "Times New Roman".

5-يمكنك احياناً (وعند الحاجة فقط) استخدام الرموز للتأكيد على لهجتك أو نية فى الرسالة مثل استخدام الوجه الضاحك ":)" عند توضيح نية الفكاهة فى الرسالة.

6- كتابة كل حروف الرسالة بحروف صغيرة فى اللغة الإنجليزية يوحى بالكسل أو نقص التعليم.

7- امتنع عن استخدام الألوان المتعددة فى الرسالة الواحدة إلا عند الضرورة فهذه الألوان تجعل قراءة الرسالة أكثر صعوية كما أنك ممكن أن تستخدم لون يساء فهمه مثل استخدام اللون الأحمر الذى يوحى التهديد أو الصراخ.

8- استخدم التنسيق باعتدال وبدلا من الاعتماد على لون أو تنسيق للرسالة ركز فى استخدام الكلمات والتعبيرات الصحيحة وابتعد عن كل ما قد يساء فهمه.