1- عليك التأكد من افتتاح الرسالة بتحية بسيطة مهذبة وكذلك الخاتمة حتى لا تبدو الرسالة متطلبة أو مقتضبة
2- تأكد من استخدام لغة رسمية عند كتابة الرسائل فى العمل وأن جميع الأسماء الواردة بشكل صحيح
3- تأكد من أن التهجئة صحيحة حيث أن الأخطاء الإملائية فى الرسائل المهنية لا يستخف بها
4-تأكد من كتابة الرسالة بلهجة عادية وليست حادة فإقرأ الرسالة بصوت عالِ حتى تتأكد من أن اللهجة صحيحة.
5- تأكد من ذكرك جميع التفاصيل المطلوبة والمعلومات الضرورية ذات الصلة بطلبك.
6- تاكد من صحة بناء الجمل و إذا كنت تكتب الإنجليزية فتأكد من أن الأحرف الأولى من الكلمات فى أول الجمل تكون حروف كبيرة وتأكد من استخدام علامات الترقيم فهى تجعل فهم الجمل أسهل
7- إذا كنت مشحوناً عاطفياً فلا تكتب الردود على البريد فوراَ ولكن تأنى و ابتعد عن الكمبيوتر للحظات وإقرأ الرسالة التى استلمتها أكثر من مرة حتى تتاكد من فهمك الصحيح للرسالة القادمة وتكتب الرد الصحيح.
8- عند إرسالك لمرفقات داخل الرسالة عليك التأكد من حجم المرفقات حتى لا تفشل فى الإرسال.
9- كلما كان ممكنا عليك الابتعاد عن اختيار إرسال للكل "Reply to All" ففى بعض الأحيان عليك الرد على مرسل الرسالة فقط أو بعض الأشخاص وفى أحياناً أخرى عليك الرد على الكل فاختر الوقت المناسب فإذا كانت لديك المعلومات التى تريد إيصالها للكل فىاستخدم هذا الاختيار.
10- قبل الإرسال خذ وقتاً للتأكد من البريد الإلكرتنى لكل الأشخاص الذين تريد ان تصلهم الرسالة
11- اكتب جملاً مفيدة و كاملة وليست جملة عشوائية عليك التاكد من أن رسالتك مترابطة الأفكار والمعانى
12- إذا لم تكن متاكد من محتوى الرسالة لا ترد عليها ولكن إسأل عن بعض الجمل التى لم تكن مفهومة أو واضحة قبل الرد. فلا تفترض أبدا نية مرسل الرسالة ولكن عليك السؤال بطريقة مباشرة حتى تتمكن ن الرد الصحيح.
13- ليس معنى أن المرسل لم يطلب رد أنك تتجاهله ولكن إذا تم إرسال رسالة لك ببعض المعلومات التى تهتم بها فعليك إرسال رالة شكر أو تاكيد على وصول المعلومات لك.
14- عليك اتأكد من عنوان الرسالة "Subject" وأنه مناسب للموضوع ففي بعض الأحيان إذا كان مستقبل الرسالة مشغول فلن يفتح غير الرسائل المهمة أو الواضحة فاحتر عنوان رسالة مناسب وواضح.
15- عليك التاكد من أن الرسالة واضحة، ومختصرة ومباشرة.
16- عليك ختم الرسالة بعبارت الشكر المعروفة. استخدم عبارات مثل:
9- كلما كان ممكنا عليك الابتعاد عن اختيار إرسال للكل "Reply to All" ففى بعض الأحيان عليك الرد على مرسل الرسالة فقط أو بعض الأشخاص وفى أحياناً أخرى عليك الرد على الكل فاختر الوقت المناسب فإذا كانت لديك المعلومات التى تريد إيصالها للكل فىاستخدم هذا الاختيار.
10- قبل الإرسال خذ وقتاً للتأكد من البريد الإلكرتنى لكل الأشخاص الذين تريد ان تصلهم الرسالة
11- اكتب جملاً مفيدة و كاملة وليست جملة عشوائية عليك التاكد من أن رسالتك مترابطة الأفكار والمعانى
12- إذا لم تكن متاكد من محتوى الرسالة لا ترد عليها ولكن إسأل عن بعض الجمل التى لم تكن مفهومة أو واضحة قبل الرد. فلا تفترض أبدا نية مرسل الرسالة ولكن عليك السؤال بطريقة مباشرة حتى تتمكن ن الرد الصحيح.
13- ليس معنى أن المرسل لم يطلب رد أنك تتجاهله ولكن إذا تم إرسال رسالة لك ببعض المعلومات التى تهتم بها فعليك إرسال رالة شكر أو تاكيد على وصول المعلومات لك.
14- عليك اتأكد من عنوان الرسالة "Subject" وأنه مناسب للموضوع ففي بعض الأحيان إذا كان مستقبل الرسالة مشغول فلن يفتح غير الرسائل المهمة أو الواضحة فاحتر عنوان رسالة مناسب وواضح.
15- عليك التاكد من أن الرسالة واضحة، ومختصرة ومباشرة.
16- عليك ختم الرسالة بعبارت الشكر المعروفة. استخدم عبارات مثل:
- بالعربية: شكراً، شكراً لكم، وتفضلوا بقبول فائق الاحترام
- بالإنجليزية: Thank you," "Sincerely","Best regards"
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق